Allgemeine Geschäftsbedingungen

§ 1 Geltungsbereich und Vertragspartner

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB") gelten für die Nutzung der Software-as-a-Service-Plattform OkayTrackIt, betrieben unter https://www.okaytrackit.com, sowie für die Vermietung und den Verkauf zugehöriger Hardware (NFC-Terminals, NFC-Karten, NFC-Chips).

(2) Anbieter ist die The Black Swan GmbH, Im Mediapark 5, 50670 Köln, eingetragen beim Amtsgericht Köln unter HRB 68949, vertreten durch Wolfgang Kierdorf (nachfolgend „Anbieter").

(3) Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Ein Vertragsabschluss mit Verbrauchern ist ausgeschlossen.

(4) Abweichende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, auch wenn der Anbieter ihnen nicht ausdrücklich widerspricht.

§ 2 Leistungsbeschreibung

(1) OkayTrackIt ist eine webbasierte Zeiterfassungs- und Planungslösung für Handwerksbetriebe und ähnliche Unternehmen. Die Plattform ermöglicht insbesondere die Verwaltung von Mitarbeitern, Projekten, Arbeitszeiten, Urlauben und Einsatzplanungen sowie die Auswertung und den Export von Zeitdaten.

(2) Der Leistungsumfang ergibt sich aus der jeweils aktuellen Funktionsbeschreibung auf https://www.okaytrackit.com. Der Anbieter behält sich vor, den Funktionsumfang anzupassen und weiterzuentwickeln, solange wesentliche Funktionen erhalten bleiben.

(3) Optional kann der Kunde ein NFC-Zeiterfassungsterminal (Hardware) zur Miete bestellen sowie NFC-Karten und NFC-Chips käuflich erwerben. Für diese gelten ergänzend die Bestimmungen des bei Bestellung zu bestätigenden Mietvertrages.

§ 3 Vertragsabschluss

(1) Die Darstellung des Angebots auf https://www.okaytrackit.com stellt kein verbindliches Angebot dar, sondern eine Aufforderung zur Abgabe eines Angebots.

(2) Der Kunde gibt mit der Registrierung bzw. der Absendung einer Hardware-Bestellung ein verbindliches Angebot ab. Der Anbieter nimmt dieses durch Freischaltung des Kundenkontos bzw. durch Versandbestätigung an.

(3) Die Vertragssprache ist Deutsch.

§ 4 Preise und Zahlungsbedingungen

(1) Es gelten die jeweils auf https://www.okaytrackit.com/preise.php ausgewiesenen Preise. Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

(2) Die Software wird gegen eine monatliche Gebühr bereitgestellt. Die Abrechnung erfolgt monatlich im Voraus.

(3) Für NFC-Terminals gelten eine einmalige Einrichtungsgebühr sowie eine monatliche Miete gemäß dem zwischen den Parteien abgeschlossenen Mietvertrag. NFC-Karten und NFC-Chips werden zum Kauf angeboten. Versandkosten werden pauschal berechnet.

(4) Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum ohne Abzug zur Zahlung fällig. Bei Zahlungsverzug ist der Anbieter berechtigt, Verzugszinsen in gesetzlicher Höhe zu verlangen und das Kundenkonto vorübergehend zu sperren.

§ 5 NFC-Terminals und Datenübertragung

Für die Zeiterfassung können optional physische NFC-Terminals („Goldwabengeldgenerierungsbox") eingesetzt werden. Der Kunde nimmt zur Kenntnis und akzeptiert ausdrücklich:

• Die Terminals übertragen bei jedem Stempelvorgang Daten (Mitarbeiter-Identifikation, Zeitstempel, Geräte-ID) verschlüsselt an den OkayTrackIt-Server.
• Die Terminals empfangen vom Server automatisierte Firmware-Updates über das Internet (OTA – Over the Air). Diese Updates werden ohne gesonderten Bestätigungsschritt eingespielt, sobald das Terminal mit dem WLAN verbunden ist.
• Die übertragenen Daten werden ausschließlich zur Zeiterfassung verwendet und gemäß der Datenschutzerklärung verarbeitet.
• Der Kunde ist verantwortlich dafür, seine Mitarbeiter über die Datenerfassung durch die Terminals zu informieren.

§ 6 Nutzerkonto und Mitwirkungspflichten

(1) Jedes Unternehmen darf nur ein Konto anlegen. Der Kunde ist verpflichtet, seine Zugangsdaten vertraulich zu behandeln und bei Verdacht auf Missbrauch unverzüglich zu ändern.

(2) Der Kunde ist für die Richtigkeit und Aktualität der angegebenen Daten verantwortlich. Falsche Angaben berechtigen den Anbieter zur sofortigen Sperrung des Kontos.

(3) Der Kunde stellt sicher, dass seine EDV-Infrastruktur und eine ausreichende WLAN-Versorgung für den Betrieb der Terminals zur Verfügung stehen.

§ 7 Mitarbeiterdaten und Datenschutz

(1) Der Kunde verarbeitet im Rahmen von OkayTrackIt personenbezogene Daten seiner Mitarbeiter (Namen, Arbeitszeiten, ggf. NFC-Identifikationsmerkmale). Er ist als Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für die rechtmäßige Verarbeitung dieser Daten zuständig.

(2) Dies umfasst insbesondere die Einholung erforderlicher Einwilligungen oder Betriebsvereinbarungen, die Information der Mitarbeiter gemäß Art. 13 DSGVO sowie den Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO. Der AVV wird beim ersten Anlegen eines Mitarbeiters im System digital bereitgestellt und vom Kunden unterzeichnet.

§ 8 Verfügbarkeit

(1) Der Anbieter bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit der Plattform, übernimmt jedoch keine Garantie. Wartungsarbeiten, technische Störungen und höhere Gewalt können zu Unterbrechungen führen.

(2) Geplante Wartungsarbeiten werden soweit möglich in verkehrsarme Zeiten gelegt und rechtzeitig angekündigt.

§ 9 Pflichten des Kunden

• Nutzung ausschließlich im Rahmen geltender Gesetze.
• Keine missbräuchliche Nutzung der Plattform oder der Terminals.
• Keine Manipulation von Zeitdaten zum Nachteil von Mitarbeitern oder Behörden.
• Keine automatisierten Abfragen oder Versuche, den Dienst zu überlasten.
• Keine Weitergabe der Zugangsdaten an Dritte außerhalb der eigenen Organisation.

§ 10 Haftung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie nach dem Produkthaftungsgesetz und bei Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit.

(2) Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten), und zwar beschränkt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden.

(3) Eine Haftung für Datenverlust ist auf den Aufwand beschränkt, der bei ordnungsgemäßer Datensicherung durch den Kunden zur Wiederherstellung erforderlich gewesen wäre.

(4) Eine Haftung für fehlerhafte Zeitbuchungen durch Geräteausfälle oder Verbindungsprobleme der Terminals ist – außer in den Fällen von Absatz (1) – ausgeschlossen.

§ 11 Laufzeit und Kündigung

(1) Der Software-Nutzungsvertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen und ist monatlich zum Monatsende kündbar. Es besteht keine Mindestlaufzeit.

(2) Die Kündigung kann jederzeit im Kundenkonto oder per E-Mail an team@okaytrackit.com erfolgen.

(3) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund für den Anbieter liegt insbesondere bei Verstößen gegen wesentliche Pflichten des Kunden oder bei Zahlungsverzug von mehr als 30 Tagen vor.

(4) Nach Beendigung des Vertrages werden die Daten des Kunden innerhalb von 30 Tagen gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Der Kunde kann seine Daten zuvor über die Exportfunktion sichern.

§ 12 Urheberrechte und Nutzungsrechte

(1) Sämtliche Rechte an der Software, einschließlich Updates und Firmware, verbleiben beim Anbieter. Der Kunde erhält ein einfaches, nicht übertragbares Recht, die Software im Rahmen des Vertrages für die eigene Organisation zu nutzen.

(2) Die Weitergabe, Unterlizenzierung oder Vermietung an Dritte ist untersagt.

§ 13 Änderungen der AGB

Der Anbieter ist berechtigt, diese AGB mit Wirkung für die Zukunft zu ändern. Änderungen werden dem Kunden mindestens sechs Wochen vor Inkrafttreten per E-Mail angekündigt. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb dieser Frist, gelten die neuen Bedingungen als akzeptiert. Der Kunde wird auf das Widerspruchsrecht und die Folgen des Unterbleibens eines Widerspruchs gesondert hingewiesen.

§ 14 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist, soweit der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist, der Sitz des Anbieters (Köln).

(3) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, berührt dies die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen nicht. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt eine wirksame Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt.